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Andy_Wong
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專案範圍不再超:範圍管理計劃是關鍵

Andy_Wong
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身為專案經理的你有試過在要控制專案範圍的時候控制不了嗎? 如果有,就是因為你沒有在事前和對方訂定遊戲規則。且讓我介紹訂定遊戲規則的重要性和如何使用。

前言

試想一下在專案準備驗收,客戶在看到成品的那一刻,他們向身為專案經理的你說,產品有什麼想要修改,而且給你十分正當的理由說明為何需要改動的時候,你作何感想?不改,客戶必然心生不滿。改,專案可能延期、超出預算,甚至讓團隊疲憊不堪,心生不滿且士氣低落。你處於兩難之中,最終決定以客戶為主,要求團隊按客戶要求作出改動。卻換來更多的改動要求,專案開始進入無止境的修改之中,最終產品的質量卻每況愈下,因此你面對更多的改動,專案的成果因而大打折扣。而你雖然在這個專案中盡心盡力,卻吃力不討好,除了累壞外,也得不到任何讚賞。

你有沒有想過造成今天的情況,並不是客戶的問題,也非團隊之責,而是身為專案經理的你,沒有為專案建立範圍控制的規則來引導整個專案所致?是你沒有向客戶清晰聲明規則是什麼和應如何遵守,最終讓客戶能以自身利益為前提向你提出要求,直至他們滿意。

本文將深入探討範圍管理計畫應包含的關鍵規則與要素,解釋它們為何如此重要,以及如何有效讓這些規則在實際專案中發揮作用。如果身為專案經理的你也有同樣的煩惱,不妨抽一點時間瞭解這個能讓專案不再失控的關鍵。

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範圍管理計劃:一份全面的指南

關於範圍管理計劃,我先引用一段PMBOK第6版中的描述

範圍管理計劃…描述將如何定義、制定、監督、控制和確認專案範圍

上面的描述說明了五個重要的內容,它們就是整個關於專案範圍的遊戲規則。這份遊戲規則向所有參與專案的人說明專案的範圍是什麼的,它將會如何被製造出來,專案經理會做些什麼來確保範圍內的東西有被完成等。以下是我整理出關於範圍管理計劃的五個重點內容,我將為你說明每一條內容應該有什麼和它的價值所在。

它們包括

  • 範圍基準的構成

  • 範圍定義的過程

  • 範圍定義的文件要求

  • 範圍驗證過程

  • 範圍控制過程

範圍基準的構成

定義範圍的內容並不複雜,身為專案經理的你,只需要回答一道核心的問題即可。你要能夠回答各位專案的參與者:「專案詳細的範圍寫在那裡。」換句話說,如果之後有人想要查閱專案將會做什麼,不做什麼的話,他能在那裡找得到詳細的內容。專案經理必須與所有利害關係人共同確認,我們的「範圍基準」是由哪些文件組成的,這將是專案範圍的最終依據。

一般而言,專案最初只會包含非常高層次的範圍,即較為模糊或方向性的內容。例如更換某某系統、在那修築行人天橋等。如果專案在後續過程中,不知道詳細的範項寫在那;或者完全沒有詳細的範圍,我想專案的結果也十分清楚了。完全依賴那些高層次的範圍,能給予每位專案參與者不同的解讀的機會。正因這些不同的解讀,能讓參與者在後續過程中,特別是專案驗收時,提出一些在高層次範圍內包括的內容。例如他們會說: 「這個HR系統需要對接其他招聘平台,自動獲取應徵者的履歷表。」根據我過往的經驗,就是範圍失控的開端,也是專案經理地獄考驗的開始,專案的命運將完全掌握於客戶的手中。

範圍定義的過程

在明確了專案詳細的範圍會寫在那裡後,這裡要回答的問題就是,未來團隊將會如何把文件的內容完成。這部分明確了專案團隊將如何從高層次需求逐步細化,最終產出清晰的範圍基準。範圍定義是一個迭代和協作的過程,需要不斷與利害關係人溝通,才能形成完整且詳細的專案範圍。專案經理需要強調客戶的參與對專案詳細範圍定義至關重要的。

以我自己所在的軟體開發專案為例,一般而言要把範圍全部捕捉,需要用到的方法可能包括,現場視察、訪談、問卷等。並在需求收集後,製訂需求規格說明書、分解需求成為方案…等一系列的步驟。

身為專案經理的你,你必須要跟自己團隊成員討論能把範圍完成的各個步驟都有些什麼。並詳細把這些步驟向客戶作說明,讓對方明白他們需要作配合的地方都有那些。

範圍定義的文件要求

有了第一點中所講的文件名稱和第二點中的過程,這裡就是定義實際結果的地方。這部分明確了範圍基準文件的具體構成內容,以及這些文件應滿足的品質標準。

如果你的專案是通過範圍說明書和WBS字典來定義專案範圍的話,你必須定先定義好文件中應包含哪些章節,內容應該詳細到什麼程度等。專案經理必須先預先定義箇中的內容,以免日後因不同成員編寫而並盡相同,最終文件反倒讓讀者產生歧義。

請記住一點是,這一份文件的目標是給客戶查閱專案詳細範圍的文件,請按照對方的特性定義文件中所需要填寫的內容。預先定義這些標準,能確保所有編寫者產出一致且高品質的文件,讓客戶能輕鬆查閱並理解專案將交付什麼,以及不交付什麼。

範圍驗證過程

詳細的專案範圍已經定義完成,一切就待專案的產品完成了。這部分定義了如何與客戶共同正式接受已完成的專案可交付成果。它包括:何時進行驗證?透過何種方式(如正式審查會議、系統演示、文件簽核)?誰負責驗證?以及驗證不通過時的處理機制。

事先明確這些步驟,能確保客戶在接收成果時,已清楚其職責並能有效確認所有交付內容,避免驗收環節出現意外。

範圍控制過程

這部分建立了處理專案範圍變更的正式過程。專案的詳細範圍即使在編寫及記錄後,也會因各種原因需要作出更改。因此專案經理需要跟客戶和團隊約定發生變更時需要如何處理,而不是當變更發生時才被動應對。專案經理必須把變更過程的每一步驟,負責人等先說明清楚,能讓客戶和團隊知悉應該如何提出他們的變更請求,和他們的請求將會被如何處理及被告知的。

以上的內容全面地把專案範圍的定義、制定、驗證及監督包含在內,讓專案在正式開始前,擁有全面的機制來處理專案範圍的各個方面。

實際應用:讓範圍管理計劃發揮魔力

儘管範圍管理計劃已臻完善,但若未能有效應用於專案實踐中,它終將淪為一紙空文。因此,要讓這些「遊戲規則」真正發揮作用,專案經理必須在專案的各個關鍵節點,主動出擊,持續引導團隊成員與客戶理解並遵循計劃內容。以下將針對前述的範圍管理核心要素,分享實際應用時的關鍵技巧與心法。

範圍基準的構成

一般而言,對於初次接觸專案管理的人來說,在初次聽說這段內容後,也難以知悉對於日後專案的影響有那些。換句話說,即使專案經理跟客戶說專案詳細的範圍寫在那裡了,他們也不會查閱或認真對待。

因此當構成範圍基準的文件編寫完成時,專案經理需要再次向客戶重申,這些文件的作用。並要求對方審閱文件中的內容,並隨時觀迎對方在正式簽署文件前對內容作補充及修訂。如若對方在閱讀文件內容時有任何疑惑,請立即安排會議解釋與釐清,確保雙方對內容達成共識。只有雙方都感受到對這些基準文件的重視,才能讓文件起到訂定基準之效。

唯有當雙方都感受到這些基準文件的「正式性」與「重要性「,並完成正式簽署或確認後,它才能真正發揮訂定基準之效。這不僅代表雙方已確定專案所有詳細的交付內容,更重要的是,它也為後續的『範圍控制』奠定了堅實基礎,有效避免專案在執行後期無止境地被提出額外需求。

記得我在某一專案執行過程中,為客戶說明基準文件中的內容。客戶在聆聽內容後,也提升了對專案成功的期待。因為他們知道,他們正在幫助專案產出他們渴望及需要的東西,而不是浪費時間於沒有任何意義的事情上。

範圍定義的過程

即使在專案最初為客戶說明定義過程的每個步驟,對方也難以全面預見將面臨的情境與所需配合之處。因此,身為專案經理,在每個需求收集步驟開展前,務必為對方簡要說明這一步驟的目的、預期結果,以及他們需要準備的資訊與所需投入的精力。

這種預先溝通,能顯著提升利害關係人參與各類需求收集活動的意願與投入度。畢竟,沒有人願意花費時間參與對自己沒有意義的活動。我習慣於每次需求訪談前,預先規劃好訪談內容並告知客戶,請他們邀請相關部門的關鍵用戶參與。這能確保專案在投入開發前,盡可能捕捉到更全面、更準確的聲音,大幅降低專案後期才出現重大更改,導致需要大幅變更與風險的可能性。

範圍定義的文件要求

如前所述,這部分是明確範圍基準文件的具體構成內容,以及這些文件應滿足的品質標準。專案經理必須為團隊成員提供必要的培訓或支援,確保他們在編寫內容時能有所依循。另一方面,專案經理也是整合文件並把關的關鍵角色,因此在文件能正式交付給客戶審閱前,請務必確保其內容符合最初定義的要求。

預先定義好文件要求與標準,不僅能大幅提升團隊編寫內容的效率,避免成員「從零開始」的焦慮,更能確保文件內容的一致性與專業度。 簡而言之,這為團隊建立了明確的框架,成員們只需專注於填寫框架中的「實質內容」。這除了能減少反覆修改的情況,也能有效避免因內容偏差而需要整篇刪除、重頭開始的資源浪費。

範圍控制過程

範圍控制過程是掌握專案範圍走向的關鍵環節,也是避免專案經理將範圍失控和擴大的責任歸咎於自己的根本。因此,當專案經理接收到任何可能的需求變更時,請務必遵循當初訂定的變更控制過程。即使是最細微的變更請求,都需要透過標準過程進行嚴謹的「影響評估」,並向客戶重申遵循過程的重要性。

因為沒有人能預測,在完整分析變更內容之前,『蝴蝶的震翅』會產生的影響有多大。當客戶清楚了解專案經理對於變更的管理是專業且嚴謹的時候,他們也會更認真地對待每一個變更請求,從而確保任何範圍變動都是經過深思熟慮,並在專案可控範圍內的決策。

維持專案成功的關鍵習慣

許多專案經理並未充分理解範圍管理計劃的真正價值,他們更傾向於運用個人的影響力與經驗來控制專案範圍,而非依賴預先定義的過程來處理。這種「人治」的處事方式,不僅難以在複雜專案或大型團隊中複製成功,更無法有效評估其優劣,且潛藏著極大的不可預測性與風險。

因此,是時候改變思維了!從今天起,就從您的下一個專案開始,嘗試製定一份屬於您專案的範圍管理計劃吧。這不僅僅是一份文件,它更是您作為專案經理的「減壓閥」和「成功藍圖」。透過建立清晰的規則與過程,您將能有效降低專案超支與延期的風險,提升專案的可控性與成功率,並讓您從疲於奔命的救火隊長,轉變為掌控大局的策略家。

請記住,專案範圍不再超,範圍管理計劃才是關鍵! 掌握這項能力,您將能更有信心地引導專案走向成功。

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