專案經理，你也曾誤解「它」嗎？一份被忽略的PMP核心文件

在學習PMP的過程中，有一個知識點我一直不明白它存在的意義是什麼，並且在我這十多年的職涯中，也從未真正見過它的面貌。而它就是「專案管理計畫」——一份在理論上存在，卻在實務中並不多見的文件。究竟是我的知識不足，導致我未能察覺它的存在？還是這就是一份只存在於理論的紙上談兵？

我帶著以上的疑問，開始翻閱所有我學過的專案管理書籍，看看是否能從中得到我想要的答案。皇天不負苦心人，在重溫三本專案管理書籍後，我終於找到一個最能解釋的答案。這三本書籍分別是由國際專案管理學會（PMI）發布的一本專案管理標準，名為《專案管理知識體系指南》（PMBOK）第六版和第七版的書籍。另外也有由英國政府商務部（OGC）所有的《受控環境下的專案管理》(PRINCE2)。如果你也有相同的疑問，或想著應該如何才能更好地管理專案，請繼續往下看。

研讀的過程及發現

我一直很希望能讓專案能更好地管理，讓每一位參與專案的同事都能發揮所長，將最好的產品帶給我們的客戶。更重要的是，希望專案能有更好的規劃，讓成員的工作時間與任務安排更明確，使公司在資源調配上更有效率。另一方面，軟體開發專案最常見的問題就是「尾大不掉」，有效減少這類專案的數量，對整個公司而言絕對是一大助益。然而，在追求這些目標的過程中，我卻有個揮之不去的困惑：PMP裡的「專案管理計畫」到底是什麼？有什麼用？這份理論上的文件，在實際應用到專案上能發揮的作用究竟是什麼？它只是一份紙上談兵的東西，沒有實踐的意義嗎？

因此我決定從這個疑問入手，徹底搞清楚它真正的用途是什麼。我首先在Google上搜尋「專案管理計畫」，期望能找到這份文件的範例和實際應用的說明。然而結果讓我失望，我並沒有發現太多我所期望的內容，在搜尋結果中，更多能找到的是「專案計畫」——也就是一般人認知中關於任務、時間等的表格。這些內容顯然並非我想要的。

正因如此，這次我重新閱讀了三本關於專案管理的書籍，包括：《PMBOK第六版》、《PMBOK第七版》和《PRINCE2》。這三本書對於專案管理計畫相關的描述，最多的是PMBOK第六版，其次是PRINCE2，最後則是PMBOK第七版。如同PMBOK第六版中所述：

專案管理計畫是用於專案的主要文件。

這樣一份被定義為「主要文件」的重要內容，為何在其他書籍中並沒有太深入的著墨？更甚者，PMBOK第七版中竟直接將有關管理計畫的部份移除了呢？這讓我更加困惑：既然它如此重要，為何在新的知識體系中反而被淡化甚至移除？這種矛盾感，成了我非要弄懂它不可的強大驅動力。

最終，在結合了這些書本的深入閱讀，並與AI進行多次討論後，我終於開始搞懂這份文件的實用價值。

項目管理計劃是什麼

讓我們先引用PMBOK第六版中關於專案管理計畫的描述：

專案管理計畫是一份綜合的文件，用於確定所有專案工作的基礎及其執行方式。

那麼，這段描述背後意味著什麼呢？用白話來說，它就像是在大家開始工作之前，為專案的方方面面預先定下各種「遊戲規則」。要知道，專案工作絕非單打獨鬥就能完成，它必須通過團隊成員的相互協調才能有效達成，而我認為這些「工作的規則」正是確保高效協作的必要條件。試想一下，如果沒有規則，團隊成員能按自己的喜好來工作：團隊中有些人喜歡面對面溝通，完全不看即時通訊軟體中的訊息；另外一些人卻只喜歡使用即時通訊軟體。如果不在專案開始的時候就約定好通訊方法，那麼在專案執行時，勢必會出現成員互相指責的情況，例如：「專案經理明明已經發出通知要注意！但某位成員表示他並不知情，甚至反過來指責專案經理沒盡好溝通的責任。」如此一來，專案又怎能順利推進呢？

由此可見，專案管理計畫是專案順利運作的基石，它能在專案正式啟動時，大幅降低混亂的程度。那麼問題來了，為何除了PMBOK第六版外，其他專案管理框架並沒有太多著墨？

這種內容的更迭，我個人估計，反映出專案管理思維的重大轉變。近年來，業界日益從強調「管理」轉向推崇「領導」。「管理」主要是以規則、流程來控制團隊，而「領導」則更強調激發團隊的自主性、凝聚力，並透過願景和原則來引導方向。

PMBOK第七版的內容最為清晰地反映了上述情況。第七版中一個最大的改變，正是加入了「專案管理原則」來取代原來各個知識領域的管理計畫。這些原則不再是硬性的SOP，而是提供一套指導性的核心理念，鼓勵專案從業人員根據具體情境，運用判斷力與協作精神，靈活地制定方法。以上這些反映的正是領導精神的結果。

後記

當我終於釐清這些管理計畫的神秘面紗後，一個更重要的問題浮現了：如何才能讓這份文件在專案執行時真正發揮作用，而不是淪為一份「紙上談兵」的東西？

由於一份專案管理計畫是由專案各個領域的管理計畫組合而成的，因此在弄清它之前，必須先釐清各個領域的管理計畫的含義。由此可見，我下一步要去研究的，就是每一個需要管理的領域中，各個管理計畫的內容了。唯有將這些看似抽象的計畫實際釐清並應用到專案執行中，才能真正讓它們發揮實質功效。在下一篇文章中，我將繼續與大家深入探討各個專案管理領域，一步步幫助你建立真正有效、能驅動專案成功的管理計畫！