公司第一次做審計要準備什麼？核數流程、文件及常見問題
第一次真正要處理公司審計時，我才發現，最讓人頭痛的未必是「審計」本身，而是根本不知道自己要準備什麼。
銀行月結單要不要？
發票是不是全部都要？
公司沒有太多生意，是不是也要核數？
如果有一兩張單據找不到，又會不會很嚴重？
老實說，當時我腦袋裡不是一個問題，而是一串問號。
因為我本身不是會計出身，對核數的流程也不熟悉，所以第一次處理時，我基本上是找 OneSec 秘書公司協助跟進。不是因為覺得審計有多可怕，而是有些事情自己不熟悉，與其一邊做生意一邊研究專業程序，不如交給熟悉流程的人處理。
後來我才慢慢搞清楚，原來審計前最重要的事情，不是把自己弄得很緊張，而是先把公司的財務資料整理好。
公司第一次做審計，通常要準備什麼？
簡單來說，核數師需要根據公司的財務紀錄及相關證明文件，了解公司的收入、支出、資產及負債等資料。
實際需要提供什麼，會視乎公司的業務及核數師要求而有所不同。
一般可以先準備：
公司銀行月結單
收入紀錄
支出單據
發票及收據
買賣合約
員工薪酬資料
公司資產資料
其他與公司交易有關的文件
我自己的經驗是，不要等核數師開口問，才臨急臨忙找文件。
因為真正麻煩的往往不是文件太多，而是文件不知道去了哪裡。
一張發票放在電腦，一張收據留在電郵，銀行紀錄又是另一個文件夾。
到了要核數的時候，就像在房間裡找一把不知道放在哪裡的鑰匙——明明知道它存在，就是找不到。
核數是不是每一筆交易都會檢查？
這也是我一開始很疑惑的地方。
如果公司一年有幾百甚至幾千筆交易，難道核數師真的逐筆重新計算？
實際上，審計並不單純是把每一筆交易重新計一次。
核數師會根據公司的情況進行不同的審計程序，包括抽查、分析及取得相關證明文件等。
所以，如果有人跟我說：
「核數就是把公司所有單據逐張重新對一次。」
這個理解其實太簡化了。
審計的重點，是讓核數師取得足夠、適當的審計證據，從而對財務報表發表意見。
公司沒有很多收入，也要做審計嗎？
我當初也有想過這個問題。
「如果公司一年根本沒有做多少生意，是不是就可以不用核數？」
這裡不能單純用「收入多不多」來判斷。
香港《公司條例》對公司帳目及審計有相關規定，而部分符合條件的小型私人公司可以享有「在提交報告方面獲豁免」的安排。
公司註冊處列出的其中一項資格準則，是小型私人公司在某財政年度符合以下三項條件中的其中兩項：
總收入不超過1億元
總資產不超過1億元
僱員人數不超過100人
不過，這裡最容易產生誤會。
「在提交報告方面獲豁免」不等於所有小型公司都不用審計。
公司註冊處亦指出，除不活動公司等情況外，公司仍須進行財務報表審計。
所以如果自己不確定公司是否符合相關資格，我覺得不要單靠網上幾句話自行判斷，最好按公司的實際情況向專業人士確認。
如果有單據不見了，會不會有問題？
這個問題我覺得很多小公司老闆都會擔心。
如果真的有文件找不到，第一件事不是自己嚇自己。
先看看能不能從其他地方找回相關資料，例如：
電郵紀錄
銀行交易紀錄
電子發票
合約
付款紀錄
因為一筆交易通常不會只有一份資料。
例如公司支付一筆費用，除了收據之外，可能還有銀行付款紀錄、電郵往來及相關合約。
當然，如果重要文件真的缺失，應該直接告訴核數師，而不是自己猜一個答案。
帳目有疑問不可怕，最怕的是明明不知道，卻硬要把它「補」成一個看起來合理的答案。
這一點我自己也覺得很重要。
核數師會不會因為公司有問題而不通過？
以前我以為審計好像考試。
「通過」就是沒有問題。
「不通過」就是公司出事。
後來才知道，審計意見並不是這麼簡單的二選一。
核數師會根據審計結果，對財務報表發表意見。除了無保留意見之外，也可能因應不同情況出現有保留意見等其他意見。
所以如果核數過程中發現問題，也不代表公司一定「完蛋」。
真正重要的是了解問題在哪裡、影響有多大，以及應該如何處理。
審計完成後，還要做什麼？
這是另一個容易搞混的地方。
我以前以為「核數完成＝所有事情完成」。
其實並不是。
審計報告只是公司報稅及財務合規流程其中一部分。
香港稅務局目前的資料顯示，法團如在評稅基期內有總入息，一般需要連同利得稅報稅表提交相關佐證文件，包括財務報表及稅項計算表；有關公司亦需要按要求提交經核數的財務報表。
所以實際處理公司稅務時，不能只想着「拿到審計報告就算完成」。
審計、稅務計算和利得稅報稅，其實是連在一起的。
第一次做審計，我覺得最重要的是什麼？
如果要我用一句話總結：
不要等到最後一刻，才開始找自己的帳。
平時把銀行紀錄、發票、收據及合約整理好，到了年結及核數時會輕鬆很多。
而且自己不懂的地方，也不用不好意思問。
我第一次做的時候，有些東西真的看不明白。
什麼財務報表、審計意見、稅務計算，剛開始看起來全部都是密密麻麻的專業字眼。
所以後來我乾脆把自己不懂的部分交給 OneSec 協助處理，自己則集中處理公司本身的事情。
我覺得這不是「懶」，而是知道自己的時間應該放在哪裡。
審計最怕的不是帳目多，而是資料亂
第一次做審計，緊張其實很正常。
但真正做過一次後，我最大的感覺反而是：
審計沒有想像中可怕，沒有準備才真的可怕。
公司的帳目就像家裡的雜物。
平時每天放一點，看起來沒什麼；一年後回頭一看，已經堆成一座山。
如果平時已經把資料分類好，核數時自然輕鬆很多。
如果真的第一次處理審計，也不用一開始就把自己嚇到。先整理手上的財務文件，再了解公司的實際情況；遇到自己不確定的地方，就交給合資格的專業人士判斷。
畢竟做生意已經夠多事情要處理，沒有必要連自己不熟悉的專業範疇，都硬要一個人扛下來。