【AI walk of life】基層公務員:數位轉型過程中,你是順應潮流還是警備防衛?
這次邀請到的是在公家單位中任職的約僱人員姿宇。
姿宇並不是透過考試進入公務體系,而是和傳統上班族一樣,透過履歷和面試進入體系。雖然是每一年重新簽一次約,不過特休制度比照《勞基法》,並沒有出現前陣子北捷那種爭議。

姿宇提到,自己進入公司的一年多以來,有過三次業務內容調動。
目前的工作內容有點像單位的秘書,負責會議議程、安排長官時間以及總務工作。
AI 在基層公務工作的應用
姿宇提到一些在職場上遇到的問題。
沒有人帶
姿宇表示,剛進入職場時壓力很大,需要花費時間摸索,因為大家各司其職,所以沒有人帶,一切都需要自己查找資料,或是透過提問學習。
甚至在入職前,姿宇其實也不具備相關知識背景。
我們認為這裡似乎就可以透過 AI 助手來減輕問題。就像是許多數位產品會透過 AI 引導客戶新手上路,或是透過資料集中,讓新上任的人可以輕易找到他需要的資料,而不需要花費時間查找。
Claude 的回應:
虛擬培訓助手:建立單位專屬 AI 教練,囊括業務 SOP、常見問題與解答
知識庫自動化:智能化文件理解系統,將散落各處的經驗轉化為結構化知識
情境模擬訓練:模擬各種業務場景,提供新人練習環境
長官面對數位科技態度保守
訪談過程中,我聽出姿宇的長官面對科技抱持守舊態度,很多文件需要提供紙本。長官認為這樣更便利,文件上簽名蓋章,一下就知道是誰。
即使合作廠商建議使用線上簽到,卻被長官否決。
在此也不難看出,在數位轉型的過程中,上位者的心態會是重要的推力/阻礙。
Claude 促進長官支持數位轉型的建議:
量身定制的示範:針對長官日常痛點提供個人化 AI 解決方案展示
漸進式改變:設計混合模式,保留長官熟悉的工作方式同時引入新技術
建立成功案例:從小規模、低風險專案開始,累積實際成效證明
同儕影響力:分享其他單位或同級長官成功採用數位工具的案例
強調監督能力:展示 AI 如何提供更全面的監督與追蹤功能,強化而非削弱控制力
至於同仁之間的資訊傳遞就比較「非正式」,採用線上方式,共同編輯增加效率,也避免文件不知道被傳到誰手上的問題。
姿宇也分享了之前系統更新的經驗。因為平時業務繁忙,新的系統又還沒上手,對於同仁來說是一段陣痛期。公務人員需要提升適應力和學習能力,才能更快地調整自己,為民眾帶來更好的服務。
公務人員的重要特質
抗壓性:當業務量繁雜時,調適好自己的狀況和心情。
適應能力:面對不同職務內容轉換,可以盡快適應自己的工作。
負責任:姿宇認為,AI 很難取代人負責任的問題。當機械故障、資訊不足或現階段功能尚未健全,AI 也不會積極去解決問題。只有人會有這樣的責任感。
細心:掌握自己主責工作內容的細節。這邊也可以透過 AI 協助找出疏漏。
職業倫理:遵守禮儀,注意不要越權。
Claude 認為 AI 可以協助優化的
任務優先排序:我對這點保有疑慮。為什麼 AI 認為甲民眾的需求較急迫且重要,而不是乙民眾?公家單位要如何向民眾解釋 AI 做的決策?
資源分配輔助:姿宇說自己進入體系之後經歷過三次職務轉換。彈藥怎知麼知道隊的人被分配到了對的業務?或許 AI 可以透過各種心理測驗、職能測驗等等,替每個人找到最適合的崗位。
自動資料分類與標籤:這也是我猜測姿宇的單位可能面臨的問題。因為沒有好的分類,讓長官覺得紙本更為方便。但紙本可能較難追蹤簽核進度,資料一多,甚至還有遺失風險。
進度追蹤和預警:我認為這點和前文提到的細心相輔相成。但業務繁重時,可能會有某些案件被疏忽或延誤,AI 可以提醒進度,並找出人為疏忽之處,避免發生意外。
虛擬助理:24 小時為民眾解決問題。現在很多公司都有使用智慧助理,協助客戶解決常見問題。前兩天我使用 i 郵箱時發現它投遞信件依然需要使用郵票,不能以其他方式支付,摸索了好久最終放棄。若 i 郵箱裝置虛擬助理,或許就能替我解決問題,或是至少收到我的使用回饋,讓服務更親民。
會議管理:自動排程、會議記錄與追蹤系統
這次訪談中,我感受到也許仍有公家單位仍在數位轉型路上掙扎,而且這段路程非常需要長官的支持。我們不僅要思考如何卸下長官對數位轉型的戒備,也要以此警惕自己是否也對新科技抱持拒絕的姿態。
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