公司兩套系統雞同鴨講，我花了三年當人肉翻譯機

先說這件事的背景，因為如果你沒有遇過，你可能會覺得「怎麼會有人在做這麼蠢的事」。

但我估計有相當多人正在做，只是說不出這件事的名字。

系統整合的假象

很多公司都有「系統整合」這個詞，聽起來像是 IT 部門的事、軟體廠商的事，跟普通員工沒關係。

但實際上，「整合」有時候就是一個 Excel 檔，裡面密密麻麻的查找公式，然後有一個人，每天負責把 A 系統吐出來的資料，貼進那個 Excel，讓它轉出 B 系統要的格式，再貼回去。

那個人三年前是我。

我所在的工廠有兩套系統：一套是生產設備用的（下稱「設備端」），單位是舊式工業規格；另一套是 ERP（企業資源規劃系統），我們公司習慣用公制。兩個系統的廠商不同，沒有直接串接，換算規則也不是一條公式就解決的，有些品項還有不同的係數。

每次生產批次結束，我要把設備端的數值，依照換算對照表，一筆一筆手動轉換，輸入 ERP。一個批次大約 30 分鐘，一天跑兩到三個批次，加一加就是一個小時多，全部都是「換算」這件事。

換算本身不難，但它要你非常認真，因為一個數字打錯就是一整個批次的紀錄出問題，輕則重新輸入，重則影響下游的採購判斷。

主管的方案：換機台

這個問題存在很久了，前任同事也做過一樣的事，只是那個時候換算規則更少，還可以靠記憶。

大概半年前，主管提出了一個解決方案：換掉設備端的一個模組，用一套可以直接輸出 ERP 相容格式的新軟體。

報價出來是大約二十萬。

我不是說這個方案不好，功能上應該是可以解決問題的。但二十萬對我們這個規模的廠來說不是小數目，加上新軟體的學習成本、導入期可能卡卡的風險，主管自己也在猶豫。

我在那個討論裡沒有說什麼，因為我不知道有沒有其他辦法。

把換算規則講給 AI 聽

某個週末我在做別的事，突然想到：換算規則是固定的，對照表也是固定的，我每次做的事情基本上就是「查表 + 計算 + 輸入」，這件事 AI 應該可以幫我寫出來吧？

我打開 Claude，把我的情況描述了一遍：兩套系統，一份換算對照表，大概有十幾個品項、每個品項有不同的係數，輸入是設備端的格式，輸出要符合 ERP 欄位的順序和單位。

我把對照表的結構貼進去（沒有真實資料，用假的品項名跑），說明哪些欄位對應哪些欄位，哪些需要換算，哪些直接複製。

AI 給了我一支 Python 程式。

我沒有寫過 Python，但它同時附上了說明：「把你的設備端輸出貼進這個格子，按執行，右邊會出現 ERP 格式的結果。」

我測試了幾個假資料，邏輯對的。

然後我把真實對照表的係數換進去，再測試一次，還是對的。

整個過程大概花了我兩個小時，包含來回修改幾個細節（有一個品項有特殊情況，我一開始沒說清楚，AI 修正了兩次才對）。

從 30 分鐘變成 2 分鐘

現在的流程是：設備端批次完成之後，我把輸出結果貼進程式的輸入欄，按一下執行，複製結果，貼進 ERP。

每次大概兩分鐘。

換算和驗算的部分完全消失了，因為程式每次都用同一套規則算，不會有「我今天有沒有看錯係數」的問題。

三個月下來，錯誤率掉到接近零。之前平均每個月會有一到兩次重新輸入的情況（通常是系數看錯，或者品項分類記錯），現在幾乎沒有。

設備，一毛沒花

我後來在一個內部會議上提到這件事，主管的第一個反應是：「這個工具可靠嗎？」

我說可靠程度跟對照表一樣，因為它就是把對照表寫成程式，規則是我確認過的，如果對照表更新，我只要改那幾個數字就好。

第二個反應是：「那我們還要換系統嗎？」

這個問題我沒有替他回答，因為那不是我該決定的事。但我的想法是：如果換系統是為了解決「每次要手動換算」的問題，那這個工具已經解決了。如果還有其他整合需求，那是另一個層次的討論。

二十萬的預算沒有動，設備沒有換，問題已經不見了。

這件事讓我重新想「自動化」是什麼

以前我對自動化的想像是：要有工程師、要有系統串接、要花錢、要等 IT。

現在我的理解是：如果一件事的規則是固定的，你能把規則說清楚，AI 就能把規則寫成程式，你不需要懂程式。

不是每個問題都能這樣解，但有一類問題特別適合：「我每次做的事情，步驟都一樣，只是每次的數字不同。」

換算、格式轉換、資料整理、公式計算——這些事情都屬於這一類。

如果你工作裡也有這種每次都一樣的流程，試著把規則寫下來，然後問問 AI 能不能幫你把規則變成一個工具。

不一定要花錢，也不一定要等公司的 IT 部門。

私訊我聊聊你那邊是什麼情況，有時候問題比你想的容易解決。