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上一篇講了早餐點餐自動化的概念，有幾個人問設定細節。這篇還清。 先說前提：這個機器人能做到的事，是「幫你記錄和格式化訂單，讓你最後一步更輕鬆」，不是「完全自動下單到早餐店」。完全自動下單需要早餐店那邊有 API 可以串，台灣大多數小早餐店沒有，強求這個不實際。 我設定的版本是：你說訂單需求，機器人幫你整理成固定格式，你再複製貼…

我又不會寫 code。」 這句話我說過很多次。說完就把 AI 工具的視窗關掉，繼續手動做那些重複的事。以為 AI 是給工程師用的，不是給我這種非本科人用的。 後來我改變想法了，不是因為去學了程式，是因為我搞清楚了一件事： AI 要的不是你寫 code，它要的是你把問題說清楚。 這個認知翻轉，讓我後來做了六個工具、省下每年幾百個小時。 --- 「說清楚問題」是什麼…

每個月都有一份固定要做的彙總表。 格式是固定的，欄位是固定的，公式是固定的。唯一不同的是月份和數字。但每個月你還是要打開上個月的檔案，一欄一欄複製，貼上，更新日期，確認公式有沒有算進新資料，確認格式沒有跑掉，再存成新檔——每次三十到四十分鐘，全花在重複同一件事情上。 這件事有個解法：把你的格式告訴 AI 一次，以後讓 AI 幫你…

主管叫你去查上個月採購報告裡的某筆費用，你打開 PDF 按 Ctrl+F，打了三個關鍵字搜不到，只好從第一頁開始翻。 翻了十幾頁，眼睛花了，找到了——但等你回去報告，剛才那個數字又不確定有沒有記對，再打開翻一次。 或者更麻煩的：手邊有三家廠商報價，全部都是 PDF，你要比較某一項規格，三份文件輪流開開關關，每次都從頭找，找到一半忘了前一份寫…

很多人以為做內容的人每天都很忙。 我剛開始的時候確實很忙。想題材、寫腳本、找配圖、配音、剪輯、排程發布——每一步都要時間，一支短影音從靈感到發出去，容易就花掉三四個小時。那段時間我常常覺得：這樣下去很難持續。 現在不是這樣了。 我的產線每天晚上八點自動開工。等我睡前去看一眼，稿子、圖片、配音都已經生好了。我審過覺得沒問題，就排…

每週總有幾次，主管在會議前十分鐘傳一句「幫我查一下上個月 XX 的數字」。 你放下手邊的事，開始找——是哪個 Excel？哪個 sheet？是不是有另一個「最終版」？ 找了五分鐘，確認了三個版本，還是不確定哪個才是最新的。 這不是你的問題，是你沒有一個「快速回答主管」的專屬工具。 --- 為什麼每次都要重找？ 因為數據藏在各自的檔案裡，每次查詢都是從零開始「搜索」，不是…

你上次打開下載資料夾是什麼感覺？ 我的是這樣：526 個檔案，截圖、合約、安裝程式、音樂、表單、攝影照片全部混在一起，最上面是今天的，往下滑兩頁就開始找不到了。每次要找什麼東西，就在那邊全部選取、搜尋、翻——有時候乾脆直接再下載一次，比找還快。 這個問題我「計劃要整理」大概有一年了，每次都是翻一翻就放棄，因為要手動一個一個移，移到一半…

台灣夏天，下班走進家門的第一秒是什麼感覺？ 大多數人的答案是：悶。房間關了一整天，牆壁蓄熱，冷氣再強也要等 15–20 分鐘才涼透。你換衣服、準備晚餐的這段時間，體感溫度根本降不下來。每次走進門的那一刻，心情就先差了一截。 問題不在冷氣，在「時間差」 冷氣不知道你幾點回來，只能等你到家才開機。 傳統解法是定時器，但上下班時間不固定…

以前我做短影音，最怕的不是想題材、不是剪輯，是錄音。 台灣的住家很難找到真正安靜的地方。冷氣要開，但冷氣聲會進麥克風；窗戶一開，隔壁的聲音跟著進來；孩子在隔壁房間，聲音也會飄過來。 不算環境噪音，還有自己的問題——說到某個字語氣卡住、咬字不清楚、這段講完發現前半句跑掉了——重錄。60 秒的影片，我試過花 40 分鐘才把配音搞定。搞定完…

同一個函數，下週就忘——這是大多數人學 Excel 的宿命。 VLOOKUP、SUMIF、COUNTIFS、INDEX MATCH……每個都查過、每個都忘過。下次遇到類似需求，再 Google 一遍，複製別人的範例，改成自己的版本，運氣好十分鐘搞定，運氣不好卡半小時。 更麻煩的情況是：根本不知道「這個需求要用什麼公式」。你知道想要的結果，但不知道從哪個函數出發。 現在有更直接的做法：把你想要的結果用人話說給 AI…

早上最趕的那段時間，你還在花五分鐘點早餐？ 手機找 App、挑餐點、等確認通知，或者打電話給早餐店——忙線。整個早上的節奏從這裡就開始亂掉。更慘的是明明快遲到，腦子還要分心想「今天要吃什麼」。 早餐點單本來就是為「有空的人」設計的流程。偏偏早上最趕、決策力最差，卻要你在這時候做選擇。 問題不是你不夠快——是這個流程根本不應該每天讓你…

上週一個同事問我：「你怎麼每天都準時走？」 我說工作做完了。 他說：「你工作量跟我一樣啊，你到底怎麼做到的？」 我沒有辦法當場解釋清楚，站在茶水間說了幾句就算了。但答案其實不複雜：我把能交出去的事都交出去了，現在有一部分工作是工具在跑，不需要我在場。 --- 大概一年半前，我每天要花一個小時做一份報告。流程固定：開 Excel、整理數字、貼進 PowerPoint、存…

有靈感最怕的不是靈感消失——而是沒時間把它做成內容。 我做住宅生活優化顧問，每週都有客戶案例、安裝心得、採購踩坑，全在腦子裡排隊。等「有時間寫」的那個時間點到，畫面感早就模糊，細節也忘了。每個週末坐下來「整理本週的內容」，寫到一半不知道要說什麼，關掉文件，下週再說。 這樣拖了快一年，我決定從流程下手。 --- 問題不是懶，是流程設計壞掉…

想讓 AI 幫你把重複的工作自動化，大多數人都卡在同一個地方：不知道怎麼開口。 說「幫我省時間」，AI 給你一堆 App 推薦。說「我的工作很繁瑣，幫我自動化」，AI 問：「請問想要自動化哪個部分？」說「做報表每次都好花時間」，AI 給你時間管理技巧。 問題不是 AI 不夠聰明。問題是需求還沒說清楚。 --- 萬用開場白只有一句： 「我每天都要做○○，幫我做一個工具自動化它…

我在公司上班快十年，不是資訊科，也不是工程師，學的是跟軟體完全不沾邊的東西。 這段時間我做過各種重複到想哭的工作：每天整理 Excel 做報告、開十幾個網頁抄資料、兩個系統之間當人肉翻譯機、重新命名幾百張圖片。每一件事單獨看都不難，難的是它們加起來，很多時候一天就這樣過去了。 第一個工具：報表這件每天一小時的爛事 真正的轉…

每次打開那個系統，我都有一種說不上來的疲憊感。 不是複雜，而是太簡單了——同樣的步驟、同樣的欄位、同樣的按鈕，一筆一筆，一頁一頁。打開系統、選狀態、點確認、等畫面重新整理、再選下一筆。每天要做三十次，每次大概三分鐘，加起來一個半小時。 一個半小時，每天，做的是一模一樣的事情。 問題不是懶，是系統設計上就沒有批次功能 公司的庫存狀態…

這是一個我親眼看同事做過不知道幾次的動作：滑鼠移到第一張圖，右鍵，重新命名，打字，Enter，移到下一張，右鍵，重新命名，打字，Enter…… 200 張。 命名規則是「品項代碼－日期－流水號」，每張名字都不一樣，做完大概要三四十分鐘，做到後半段還要小心不能打錯，打錯就要再找回來改。 「有沒有工具可以批次改？」 「我也不知道耶，你問一下 IT？」 IT 說暫時沒法弄。 我就想說，那…

客戶打電話來問訂單在哪裡，你說「稍等我查一下」，然後開始在電腦前奔波—— 先開公司的訂單系統，找訂單編號。切到倉庫系統，看備貨狀態。再開物流廠商的追蹤頁面，輸入追蹤號。有的客戶還要確認帳款，再開財務系統查付款紀錄。碰到大客戶還有另一個 VIP 專區要看。 電話那頭的客戶不知道你正在開第幾個視窗，他們只聽到鍵盤聲、還有你每隔三…

先說這件事的背景，因為如果你沒有遇過，你可能會覺得「怎麼會有人在做這麼蠢的事」。 但我估計有相當多人正在做，只是說不出這件事的名字。 系統整合的假象 很多公司都有「系統整合」這個詞，聽起來像是 IT 部門的事、軟體廠商的事，跟普通員工沒關係。 但實際上，「整合」有時候就是一個 Excel 檔，裡面密密麻麻的查找公式，然後有一個人，每天負責把 A 系…

先承認一件事：這個標題有一點點意氣用事。但後半句是真的，老闆現在都自己開網頁看，而且他很滿意。 讓我倒回去說這件事怎麼開始的。 每天都在解同一道數學題 如果你有做報表的習慣，你一定知道「拉樞紐」這件事。 打開 Excel，選一堆原始資料，插入樞紐分析表，把欄位拖拖拖，選哪個當 X 軸、哪個當 Y 軸，調一下圖表類型，確認數字對、日期格式對、顏…