從入門到受控：PRINCE2 專案管理方法論全景解析（系列連載開啟）

提到專案管理證照，大家腦海中第一個浮現的，往往是由美國專案管理學會（PMI，Project Management Institute）頒發的 PMP 認證。但在 PMP 之外，其實還有一套在歐洲乃至聯合國都備受推崇的專案管理標準。

今天我要為大家介紹的主角，是一套最初由英國政府開發、經過數十年實戰驗證的專案管理方法論。它的名字是 PRINCE2，全稱為《受控環境下的專案管理》（PRojects IN Controlled Environments）。直到目前下筆為止，它已經迭代發展到了第七版。為了因應數位時代的變革，新版本不僅強化了對「人」的關注，更融合了數據驅動與人工智能（AI）應用的趨勢，務求透過新技術幫助專案實現更成功的交付。

專案經理為何需要學習另一套管理方法？

不知道在座的各位是否正在準備 PMP，或者已經順利考取那張燙金證書了？但在實際回到職場帶專案時，你是否依然會感到一陣迷茫：「我到底該從哪裡下手？」

很多時候，所謂的專案經理在混亂的專案現場，往往淪為那個「背鍋」的人；又或者因為對管理感到無力，乾脆放棄「管理」職責，退縮回自己熟悉的技術舒適圈，做著高級工程師的工作。

會出現這種現象，我認為主要原因在於：PMP 本質上是一個內容豐富的「知識集錦」（Body of Knowledge）。

PMP 告訴了專案經理「有哪些工具可以用」以及「專案包含哪些知識領域」。例如，PMBOK 會教你如何識別利害關係人（Stakeholders），也提供了權力/利益矩陣等優秀工具。但可惜的是，這些知識點與實際的日常工作流程之間，往往缺乏一條明確的連結線。

換句話說，專案經理在專案的具體哪一天、哪一個階段，才應該去做「識別利害關係人」這件事？做完之後，這份名單該如何影響接下來的決策？由於缺乏明確的信號指引，許多專案經理不知道何時該啟動這項工作，也不明白做這份文件對後續流程的實質作用。最終，大家選擇了「無視」這些管理動作，轉而尋求那些近在眼前、看得到的技術性工作來填補安全感。

這正是 PRINCE2 存在的意義。

相對於 PMP 的「知識體系」，PRINCE2 更傾向於「方法論」（Methodology）。如果說 PMP 給了你食材與刀具，那麼 PRINCE2 給你的就是一份詳細的「烹飪食譜」。

PRINCE2 不只告訴你「有什麼」，更通過一套結構化的流程，明確指引專案經理從專案準備、啟動、執行到收尾的每一個時間點，具體「該做什麼」以及「由誰來做」。

PRINCE2 能幫助每一位在迷霧中的專案經理，清晰地解答以下關鍵問題：

• 我現在應該做什麼？（明確的流程指引）

• 身為專案經理，我的職責邊界在哪裡？（清晰的角色定義）

• 假如專案偏離了計劃，我該如何處理例外情況？（例外管理）

• 在這個時間點，我應該做出什麼決策？（管理原則）

• 我需要向利害關係人提供什麼具體資訊？（要點報告）

• 當遇到超出權限的問題時，我該找誰獲得支持與指導？（專案指導流程）

• 我該如何「剪裁」（Tailor）這套方法，讓它適應我目前這個獨特的專案？

簡而言之，通過學習 PRINCE2，專案經理將獲得一張導航圖，清楚知道在什麼時間（When），做什麼合適的事（What），從而讓專案真正處於「受控」的狀態。

專案經理到底要讓「什麼」受控？

在深入方法論之前，我想先問大家一個靈魂拷問：專案經理在專案中，究竟是在管理什麼？

所謂的「獲得控制」與「失去控制」，兩者之間的具體差異在哪裡？為什麼很多時候，我們每天的工作更像是在四處「救火」，而不是在運籌帷幄地「控制」大局？

PRINCE2 給出了一個非常明確的答案。作為專案經理，你需要關注並控制專案的 「六大方面」。如果缺乏對這些維度的具體控制手段，專案自然會滑向失控的深淵。

以下我們來看看這六個維度，以及為什麼我們常在這些地方栽跟頭：

• 成本 (Cost)：專案的運轉離不開資金投入，因此監控預算使用、防止超支是基本職責。但在現實中，許多專案經理缺乏成本管理的意識，既不規劃資金流向，也不記錄實際開銷。這在軟體開發專案中尤為嚴重，因為這類專案往往只有「隱性成本」（主要是人員薪資），缺乏明顯的採購支出。由於薪資資訊敏感，專案經理常有「合理的理由」不去計算它。結果就是，專案雖然沒有花一分錢買設備，但投入的人力成本早已遠超預期價值，卻無人知曉，直到專案結束才發現這是一筆虧本生意。

• 時間 (Time)：這是最顯而易見，卻也最難駕馭的維度。我們都有過這樣的無力感：當團隊成員兩手一攤說「做不完」或交出的成品未達預期時，專案經理往往只能無奈接受延期。這時，所謂的「進度控制」變成了一句空話，專案的時間表反而被團隊的效率低落給「反向挾持」了。

• 品質 (Quality)：按時按預算做完就是成功嗎？如果產出的軟體系統充滿 Bug，那依然是失敗。專案經理必須在開始前就定義好產品的「品質標準」。否則，你得到的可能只是一個「做完了」的產品，而不是一個「能用」的產品。

• 範圍 (Scope)：相信大家都有過慘痛經驗：如果範圍定義不清，每個人都會按自己的想像來解讀專案。例如，客戶認為新系統上線理應包含「舊數據遷移」，但開發團隊卻認為這不在合約範圍內。PRINCE2 強調，專案經理必須確保所有參與方對「做什麼」和「不做什麼」有一致的理解。只有鎖定範圍，時間和成本的控制才有可能。

• 風險 (Risk)：這是一個很有趣的文化現象，特別是在東方社會。我們似乎覺得「把風險說出口，壞事就會發生」，因此傾向於心照不宣地「無視風險」。這種鴕鳥心態導致我們完全不主動管理風險，直到問題真正爆發才被迫應對。這不僅讓團隊陷入混亂，更給了大家隨意變更專案的正當理由：「因為發生了意外嘛！」但其實，這些意外本該是可以被預見和管理的。

• 收益 (Benefit)：這是新手 PM 最常忽略，卻是高層最看重的維度。專案的成功不僅僅是產出一個產品（Output），更是要透過這個產品實現預期的商業價值與收益（Outcome & Benefit）。試想，如果你開發了一個功能強大的軟體，在預算、時間、品質內完美交付，但實際上卻讓公司的營運效率下降，或者根本沒人想用，這依然是一個失敗的專案。PRINCE2 要求專案經理不能只盯著產品，更要時刻審視：「我們當初投資這個專案的理由（商業論證），現在依然成立嗎？」

正是因為許多專案管理者對以上六個維度缺乏具體的控制手段與監測機制，才會讓專案陷入無止境的「救火模式」。想要脫離這種困境，甚至想讓老闆覺得你是專業的管理者，你就必須學會如何讓這六大指標回歸「受控」的狀態。

PRINCE2 的「四位一體」架構

讀到這裡，不知道大家是否依然覺得迷茫：明明想做好管理，卻不知道具體該做什麼？或者即使已經採取了一些控制手段，卻發現無法有效掌控上述的六大績效指標？

別擔心，PRINCE2 這套方法論正是為了解決這些難題而生的。它之所以強大，是因為它擁有一個嚴謹的「四位一體」架構。現在，就讓我為各位揭開它的面紗，作為未來系列文章的導讀。

原則（Principles）

原則是 PRINCE2 的靈魂與地基。

官方手冊中甚至刻意強調：如果一個專案沒有遵循這些原則，那它就不能被稱為 PRINCE2 專案。

PRINCE2 提出了 7 大原則，它們是專案經理在進行任何決策時的最高指導方針。

舉個生動的例子：假設我現在有一個專案叫「減肥」，其中一條原則是「拒絕高糖與高碳水」。那麼，當朋友邀請你去吃甜點吃到飽時，你該如何決策？依據原則，答案顯而易見——你必須忍痛拒絕。原則的存在，就是為了讓你在兩難時有據可依，確保專案不偏離核心價值。

主題（Themes）

PRINCE2 包含了 7 大主題。如果說「流程」是告訴你該怎麼走，那麼「主題」就是告訴你在走的過程中，必須持續關注的關鍵面向。

很多考過 PMP 的朋友可能會覺得這很像 PMP 的「十大知識領域」。但我深入研究後發現，兩者側重點有所不同。

PMP 的知識領域更像是一個博大精深的「圖書館」，告訴你為了管理專案，你應該具備哪些知識；而 PRINCE2 的主題則是一套「監控儀表板」，它列出了你在專案從開始到結束的每一天，必須持續進行管理的 7 個方面（如商業論證、風險、變更等）。PRINCE2 認為，如果這些方面你不主動出手控制，專案就會失控。

流程（Processes）

PRINCE2 將專案管理拆解為 7 大流程，這 7 個流程按照時間順序嚴謹地排列在專案生命週期中。

這部分很容易與 PMP 的「五大過程組」混淆。簡單來說，PMP 的過程組是對專案經理工作的「邏輯分組」（例如：把所有規劃類的工作歸在一起）；而 PRINCE2 的流程則是基於「時間維度」設計的「操作步驟」。

它清楚地告訴你：在專案準備期（SU）該做什麼？在專案啟動時（IP）該做什麼？在產品交付時（MP）又該做什麼？這完美解答了新手專案經理「不知道在什麼時間點該做什麼事」的終極難題。

剪裁（Tailoring）

這一點與 PMP 的理念不謀而合：沒有一種方法能完美套用於所有專案。 每個專案都有其獨特性，因此我們必須進行「剪裁」。

專案經理需要根據實際的環境（如專案規模、複雜度、團隊文化），對 PRINCE2 框架進行適度調整。例如，你可以修改管理產品（文件）的名稱，或者將某些職責進行合併（比如讓某個人身兼兩職）。

但請注意，PRINCE2 對於「什麼能改、什麼不能改」有明確定義。例如，你絕對不能剪裁掉「7 大原則」。剪裁的目的是為了讓方法論更貼地氣、更有效率，而不是讓專案經理隨意刪減關鍵步驟，導致管理成效大打折扣。不過大家可以放心，方法論中已經明確地說明那些部份可以被調整，那些部份必須被保留。這對於不知道該如何入手的專案經理來說可算是褔音一般。

以上就是 PRINCE2「四位一體」的架構全貌。正如大家所見，這四個元素深度交織、互相影響，想要在一篇文章中完全講透並不容易。

這篇文章只是一個開始。在接下來的系列文章中，我將會抽絲剝繭，帶大家深入探討每一個原則、流程與主題。我希望通過這個系列，讓更多人認識這套強大的方法論，幫助每一位專案經理從「只盯著產品」的執行思維，升級為「掌控全局」的管理思維，在自己的專案中找到真正的價值定位。

如果各位喜歡本文，歡迎留言討論。我是Andy，一位在小城中默默耕耘的專案管理者。謝謝。我們下一篇見！