別再做無效的計劃！從「紙上旅行」開始，打造成功的專案計劃

引言

一般來說，只要講到計劃，大家第一時間會想到的畫面是什麼呢？我自己會想到的是有一個人，苦苦坐在電腦面前，填著一個像Excel 一樣的文件，上頭寫著很多個不同的任務名稱和完成它所需要的工期。Excel的右方有很多的長條，代表著那個任務持續的開始日期、持續時間和結束日期。他在經過一段長時間，絞盡腦汁的努力後，一個完美的時間表就排好了。

專案沒過多久，時間表就和現實情況對不上了。專案在執行期間發生各種情況，如技術問題、程式缺陷、客戶質疑接踵而來，專案經理只能像救火隊員一樣四處奔波，眼睜睜看著時程無限延期。

專案經理再也沒法控制專案的時間，雖然專案已經超過一開始所預計的測試日期，但面對無限被發現的系統缺陷，他也只能眼把把的看著。為了讓客戶不要投訴，他只能跟客戶一起找各種問題的原因，積極跟進問題並答應他們一些修改的建議。他心中希望有一天能把所有發現的問題都修好，專案能收尾完成。

這個場景，你是否也似曾相識？

我也曾深陷其中，不斷反思問題到底出在哪裡。後來我發現，關鍵原因非常簡單：我從一開始就誤解了「計劃」的真正意義。我以為的「計劃」，其實只是一份脆弱又沒有經過推敲的「時間表」而已。

那麼，一份真正能帶領專案走向成功的「有效計劃」，到底長什麼樣子？它又該如何制定呢？

何謂有效的計劃

在很多專案管理書籍中，也有對何謂計劃作出了簡短的描述。我先引述由AXELOS於《PRINCE2 成功的專案管理方法論》一書中對計的描述來開始這一段落。

計劃不僅要描述時間安排，還是對交付物進行描述，以及如何交付，由誰交付。

湯姆．狄馬克於《最後期限》一書中，簡短地說明了有效計劃應該能達到的效果是什麼。

在戰爭開始的時候，管理者真正的工作已經完成了。

由這兩本書中的內容可以大概的知道，計劃遠不止是時間表。它更像是一份專案的「作戰地圖」，並為團隊提供了三樣重要的東西。

1. 清晰的「目的地」 (What & Why)： 這是專案存在的主要意義，團隊就是為了讓它實現才會存在。因此清晰的目標並非只留在專案經理的腦海中就足夠，而是每一位團員都需要清楚為何我們每天會走在一起，為了一個共同的目標奮鬥。

1. 可靠的「路線圖」 (How)：這是規劃的核心，是需要團隊一起為共同努力，才能完成的工作。如果只有專案經理一人為之付出，即使他的能力有多強，它都不是規劃，是紙上談兵而已。

1. 預備的「應變方案」 (What if)： 當戰爭開始時，什麼都可能會發生。但我相信在此之前，團隊還是有能力先提出一些想到的，會發生影響的可能。只要先提前作好應對策略。當問題真的發生時，團隊不會手忙腳亂，而是能從容應對。

如果我用旅遊來說明的話，有效計劃的效果應該是這樣的。

首先，每一個參與者都清楚知道自己這次旅遊的目標是什麼。可能是放鬆一下壓力、和自己在意的人增加感情或者想看看其他國家的建築或風光等。

然後在旅途當中，參與行程的每個人都清楚下一個目的地，有那些東西是自己感興趣的。一但發生天氣或交通不如人意的時候，他們手上也有其他替代的地點能去。雖然那些替代地點不是最佳選擇，但也不是毫無吸引力，為了打發時間才隨便在網上搜尋回來的。

在行程結束時，大家都為這一次的行程感到無比的滿足。

如何打造一份有效的專案計劃？讓我們來趟「紙上旅行」吧！

在前面的內容可以看出，有效的計劃對於專案來說明必不可少，也是專案成功的關鍵。但是對於不習慣作計劃的我們來說，應該如何計劃才叫有效呢? 對於這一個問題，我想先引用傅以斌博士於《超級專案管理》一書中對計劃的描述來作說明。

規劃是讓願景進步走過充分的研究、分析、測試，增添細節，直到我們有信心，手上有可靠的路線圖，我們知道接下來讓怎麼走。

傅以斌博士已經清晰地表明了要做有效的計劃，要走過的步驟。但我想說，計劃的本質，不過是「有系統的思考」，而且最好是「一群人一起思考」。

計劃就是思考後的結果而已，沒有大不了的。

忘掉那些複雜的理論吧！打造一份專案計劃，就跟規劃一趟令人期待的自由行一樣。只要跟著以下四個步驟，你也能從混亂中理出頭緒，畫出一張可靠的「作戰地圖」。

步驟一：確立旅行的「靈魂」— 我們為什麼出發？

在訂機票、看景點之前，所有旅伴要坐下來問的第一個問題是：「我們為什麼要去旅行？想從中得到什麼？」

• 是想在沙灘上徹底放空？

• 還是想挑戰極限運動，感受腎上腺素飆升？

• 又或者是單純想多花點時間陪伴家人？

這個「為什麼」就是旅行的靈魂。如果搞錯了，即使行程再完美，大家也可能玩得不開心。

【對應到專案管理】
這就是定義專案的核心目標與價值。在寫下任何任務前，團隊必須清楚：「我們為什麼要做這個專案？是為了提升使用者滿意度？增加公司營收？還是解決某個技術難題？」一個沒有靈魂的專案，就像一趟沒有目的地的旅行，注定會迷路。

步驟二：情蒐與盤點 — 我們有什麼？目的地有什麼？

目的地確定後，就進入了情報蒐集階段。這包含兩個方面：

1. 盤點自身條件（了解自己）：

   • 旅行規劃： 我們有多少預算？假期有多長？旅伴有人吃素嗎？有人有懼高症嗎？護照簽證辦好了嗎？有人家中有小生命需要在離開期間照顧嗎？

   • 專案規劃： 這就是「資源與限制盤點」。我們有多少人力？多少預算？團隊成員各自擅長什麼？我們的技術能力極限在哪？有哪些公司規定需要遵守？

1. 情蒐目的地資訊（了解目的地）：

   • 旅行規劃： 當地天氣如何？交通方便嗎？哪些餐廳是必吃的？哪些景點需要提前預約？

   • 專案規劃： 這就是「需求分析與可行性研究」。客戶的具體需求是什麼？市場上有類似的產品嗎？我們預計使用的技術成熟嗎？

對目的地情報蒐集不足，可能會發生不太如意的事情，例如我父母較早前去了歐洲某個國家遊玩。本來滿心歡喜的行程，但卻發現當地的食物並非自己喜歡的，導致整個旅程都吃不飽或只能吃水果等食物。你說這個旅程能有多快樂?

要完成情報的蒐集和盤點，現在的方法有很多，例如找有經驗的朋友直接給建議（對應專案就是找專家幫忙）、網上搜尋、在YT等平台找地方介紹影片或者Google 街景可能也幫到我們。我們能通過初步的研究，記錄所有關於目的地的所有資訊，以找到當下最合適的目的地。

在決定適合的目的地後，我們就是要把目的地能玩的地方、當地交通等細節加進去。我們的目標就是要先知道，所有將要做或可能要做的事情。例如如果目的地是樂園，那收費是怎樣？是要到現場買票還是在網上比較好？要多久之前買才比較穩妥？在分析完成以後，你們手上應該已經有很多不同的細節，你們也應該知道所有有用的資訊了。

步驟三：繪製行動藍圖 — 把想法變成具體方案

當你手上握有一大堆資訊後，就要開始把它們組織成一份可執行的「行動藍圖」。

• 旅行規劃： 這一步，你會開始決定「去哪些地方」和「不去哪些地方」。你會把「環球影城一日遊」這個大項目，拆解成「網上購票」、「研究交通」、「規劃園內路線」等小任務。

• 專案規劃： 這在專案管理中，就是最重要的兩個動作：

  • 範疇界定 (Scope Definition)： 明確定義我們「要做什麼」與「不做什麼」。

  • 工作分解結構 (Work Breakdown Structure, WBS)： 把龐大的專案目標，拆解成一個個可管理、可執行的小任務。

步驟四：沙盤推演 — 安排時程與準備B計畫

藍圖畫好後，還不能馬上出發。我們需要進行最後的「紙上預演」。

• 旅行規劃： 你會拿出地圖和時刻表，把每天的行程串起來，估算交通時間，考慮體力分配。同時，你會思考：「如果下雨怎麼辦？（準備室內備案）」、「如果沒趕上車怎麼辦？（查詢替代交通）」。

• 專案規劃： 這對應到：

  • 時程規劃 (Scheduling)： 製作甘特圖，安排任務的先後順序、工時與負責人。這才是我們印象中的「排程」，但你看，它是在這麼多思考之後才出現的！

  • 風險管理 (Risk Management)： 提前設想可能出的問題（如：核心人員離職、技術瓶頸、供應商延遲），並準備好應對的B計畫。

給新手的最後叮嚀

專案計劃並不只是一份時間表，它是關於專案各個部份將會如何運作的關鍵。優良的專案計劃應該是團隊及其相關人仕能依賴的東西，當他們失去方向，不知道接下來該如何做的時間，計劃為他們提供了指引。

由於計劃是如此的複雜，它將注定不是一個人的事。身為專案經理的你，不要再呆坐在電腦前面，思考著要怎樣才能在指定時間內完成專案了。從今天起立即跟你的團隊成員召開專案計劃會議，同時記住兩住重要的事：

1. 筆記是你的第二大腦： 每一步的討論和結論，都要白紙黑字記下來。這份文件就是你們團隊的共識與記憶。

1. 這不是獨角戲： 專案是團隊的共同旅程。讓所有人從第一步就參與進來，他們才會對這趟「旅行」有歸屬感，也才能在遇到困難時，齊心協力一起解決。

最後也要附帶提一句，這個世上沒有完美的計劃，不要想著要建立完美的計劃，但每一次的不完美都需要造就下一次的更完善。原地踏步才是身為專案經理最大的失敗，我也是在此路上緩慢前進著。共勉之！

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